Privacyverklaring

In het kort

• We verwerken alleen wat je zelf invult als je een aanvraag doet, plus je IP-adres voor een korte spamcontrole.
• Je aanvraag bewaren we maximaal 6 maanden. Daarna verwijderen we hem, tenzij er een samenwerking uit voortkomt.
• Je IP-adres is na hooguit 3 uur weg. Technische logs bewaren we 14 dagen en daarin staan geen IP-adressen of formulierinhoud.
• Geen cookies, geen analytics, geen scripts of embeds van derden.
• De website draait op Amazon Web Services (AWS) in Ierland. Aanvragen komen binnen in onze mailbox bij Google Workspace.
• We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

1. Wie we zijn

Deze privacyverklaring geldt voor de website withever.ai. Ever is een handelsnaam van Ever Services. Ever is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die op deze website worden verzameld. Voor alles rond privacy bereik je ons via privacy@withever.ai.

2. Welke gegevens we verwerken

Als je een aanvraag doet via het contactformulier

• je naam;
• je e-mailadres;
• je bedrijfsnaam (optioneel);
• je bericht.

Daarnaast slaan we de taal van de pagina op en geven we je aanvraag een willekeurig referentienummer, zodat we hem kunnen terugvinden. Zet in je bericht alleen wat nodig is voor je vraag. We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie.

Als je de website bezoekt
Je IP-adres. Dat gebruiken we kortstondig om spam en misbruik te voorkomen (zie paragraaf 3 en 4). We gebruiken geen cookies of local storage, geen analytics en geen scripts, lettertypen of embeds van derden. Alles wordt geladen vanaf withever.ai zelf.

3. Waarvoor en op welke grond

Doel	Gegevens	Grondslag (AVG)
Je aanvraag beantwoorden en contact met je opnemen	Gegevens uit het formulier	Je verzoek om contact, voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Spam, dubbele inzendingen en misbruik van het formulier voorkomen	IP-adres (als gehashte code), een vingerafdruk van de inzending	Gerechtvaardigd belang: een veilige, bruikbare website (art. 6 lid 1 sub f)
De website technisch laten werken, beveiligen en storingen oplossen	Technische logs, zonder IP-adres of formulierinhoud	Gerechtvaardigd belang: beschikbaarheid en beveiliging (art. 6 lid 1 sub f)

Zo werkt de spamcontrole. Een firewall (AWS WAF) staat per IP-adres maximaal 10 inzendingen per 5 minuten toe en blokkeert te grote inzendingen. Daarna zet de server je IP-adres om in een gehashte code. Met die code begrenzen we het aantal pogingen per bezoeker, en per bezoeker in combinatie met een e-mailadres. Om dubbele inzendingen te herkennen bewaren we een vingerafdruk van de inzending, niet het bericht zelf. Dit alles staat alleen in het werkgeheugen van de server en wordt nooit naar een database of schijf geschreven.

We nemen geen besluiten over je die alleen op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. De spamcontrole blokkeert hooguit tijdelijk nieuwe inzendingen. Je kunt ons dan altijd mailen.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

Gegevens	Bewaartermijn
Aanvragen via het formulier	Maximaal 6 maanden na ontvangst. Komt er een samenwerking uit voort, dan bewaren we de gegevens zolang dat voor die samenwerking nodig is en zolang de wet dat verplicht.
Gehashte IP-code voor de spamcontrole	Maximaal 15 minuten
Vingerafdruk tegen dubbele inzendingen	Maximaal 1 uur
Steekproef van de firewall (IP-adres, opgevraagde pagina, technische headers)	Maximaal 3 uur
Technische serverlogs (zonder IP-adres of formulierinhoud)	14 dagen

Gegevens die alleen in het werkgeheugen staan, verdwijnen bovendien direct als de server opnieuw start.

5. Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens niet met derden voor hun eigen doeleinden en verkopen ze niet. We werken met twee dienstverleners die je gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Amazon Web Services (AWS): hosting, CDN, firewall en het versturen van e-mail

• Amazon CloudFront levert de website aan je browser.
• AWS WAF beschermt de website en het formulier tegen misbruik.
• AWS Lambda (regio Ierland) draait de website en verwerkt het formulier.
• Amazon SES (regio Ierland) stuurt je aanvraag per e-mail door naar onze mailbox.
• Amazon Route 53 verzorgt de DNS van withever.ai.

Google (Google Workspace): onze mailbox
Je aanvraag komt binnen in een gedeelde mailbox van Ever bij Google Workspace. Je e-mailadres staat daarbij als antwoordadres, zodat we je direct kunnen antwoorden.

Met beide partijen gelden verwerkersvoorwaarden volgens de AVG. Daarnaast verstrekken we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

De website draait en het formulier wordt verwerkt in de AWS-regio Ierland. CloudFront levert de pagina's via servers in Europa, Noord-Amerika en Israël, meestal via de server die het dichtst bij je staat. Zit je buiten Europa, dan kan je verzoek dus buiten de EER worden afgehandeld. Voor Israël heeft de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit genomen.

AWS en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten worden verwerkt, ook in de mailbox bij Google. Beide bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Hun verwerkersvoorwaarden bevatten daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.

7. Cookies

withever.ai plaatst geen cookies en gebruikt geen local storage, analytics of andere trackingtechnieken. Mocht dat veranderen, dan passen we deze verklaring aan en vragen we waar nodig eerst je toestemming.

8. Links naar andere diensten

Via "Workfloor login" ga je naar een aparte dienst van Ever (demo.hq.withever.ai). Deze privacyverklaring geldt alleen voor de website withever.ai, niet voor die dienst.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Het verkeer naar de website is versleuteld (HTTPS). Een firewall beschermt het formulier. Alleen de mensen die aanvragen behandelen hebben toegang tot de mailbox. En we bewaren niet meer en niet langer dan nodig.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid).

Stuur je verzoek naar privacy@withever.ai. We reageren binnen een maand. Mogelijk vragen we je eerst te bevestigen dat het verzoek echt van jou komt. Je naam, e-mailadres en bericht zijn nodig om je aanvraag te kunnen beantwoorden. Je bedrijfsnaam is optioneel.

11. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via privacy@withever.ai. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website of onze dienstverleners veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen maken we dat duidelijk op de website.